Ce qu’un événement professionnel laisse derrière lui

Faut-il vraiment organiser cet événement ?

Que cherche-t-on réellement à accomplir ?

Que souhaite-t-on laisser derrière soi ?

Et si ces questions précédaient enfin celles du lieu, du programme, du nombre de participants ou du budget ?

C'est l'une des invitations fortes de Changer le brief (lien externe). Dans un secteur confronté à la pression budgétaire, aux contraintes de production, aux enjeux écologiques et à l'évolution des attentes des participants, plusieurs intervenants ont appelé à prendre le temps du dialogue avant de se lancer dans l'organisation.

Pour Fabrice Guérin (lien externe), de GL events, faire simple consiste notamment à ramener le budget là où se trouve la création de valeur. Valérie Martin (lien externe), de l'ADEME, insiste sur la nécessité de se poser les bonnes questions en amont : quel est le sens de l'événement? quel impact souhaite-t-on produire? et que veut-on laisser aux équipes comme aux participants ?

Ce temps de réflexion n'est pas du temps perdu. Il permet de mieux comprendre les attentes, d'associer les parties prenantes et de faire des choix cohérents. Il facilite aussi l'intégration des engagements de responsabilité sociale et environnementale : inclusion, réemploi, achats responsables ou recours à l'économie sociale et solidaire demandent de l'anticipation et un travail de sourcing.

La sobriété, dans cette perspective, n'est pas synonyme de rabais. Elle peut devenir une sobriété créative, qui consiste à concevoir autrement pour concentrer les moyens sur ce qui compte vraiment.  

L'intervention de Geneviève Leclerc (lien externe), Meet4Impact, a donné une profondeur particulière à cette réflexion : « L'impact, ça ne se délègue pas. »

Chercher à produire un impact positif ne relève pas d'une option supplémentaire que l'on ajouterait à un événement déjà conçu. Cela suppose de revoir la manière de le penser, en acceptant que les effets recherchés prennent du temps et ne soient pas toujours immédiatement visibles.

C'est là qu'intervient la notion d'héritage événementiel. L'enjeu n'est plus seulement de réussir un événement, de satisfaire ses participants ou de réduire ses émissions. Il s'agit également de se demander ce qu'il peut durablement apporter à son territoire, à sa filière professionnelle ou à la société.

Un événement peut ainsi devenir un moment de convergence : il rassemble, pendant un temps donné, des acteurs qui ne se rencontrent pas nécessairement au quotidien. Il peut leur permettre de mieux se connaître, de partager des préoccupations, de faire émerger des besoins communs et d'amorcer de nouvelles coopérations.

Pour autant, cette capacité ne se décrète pas. L'héritage doit répondre à des enjeux réels, identifiés avec les acteurs concernés.

Geneviève Leclerc propose de rapprocher trois dimensions : la mission de l'organisation, les besoins des entreprises et du territoire, et les enjeux auxquels la filière doit faire face.

Cet alignement donne une direction à l'événement. Il permet ensuite d'adapter son format, son programme et ses liens avec les organisations locales pour servir une ambition qui dépasse le seul rendez-vous.  

Chez metamorfoZ, nous parlons de dynamiques collectives (lien externe) pour désigner ce qui se produit lorsqu'un groupe dépasse la simple juxtaposition de ses membres et commence réellement à fonctionner comme un collectif.

Une rencontre réussie ne suffit pas nécessairement à créer une dynamique. Celle-ci se manifeste lorsque les participants partagent un sens commun, nouent des relations directes entre eux, prennent des initiatives sans attendre qu'on les leur demande ou s'approprient collectivement les difficultés qu'ils rencontrent. C'est ce qui rapproche cette notion de celle d'héritage événementiel portée.

Un événement peut être une étape décisive dans la vie d'un collectif. Il peut donner une impulsion, provoquer des rencontres inattendues, faire émerger une identité commune ou déclencher des coopérations. L'héritage ne réside pas uniquement dans les résultats immédiats de l'événement : il se mesure aussi à ce que les acteurs feront ensuite de ce qu'ils auront vécu ensemble.

On peut alors lire la création d'un héritage comme un processus en plusieurs temps :

• Mobiliser les acteurs autour d'une question qui compte réellement pour eux.
• Créer des interactions qui leur permettent de confronter leurs points de vue, de mieux se connaître et de découvrir des intérêts communs.
• Faire émerger de l'engagement, en donnant aux participants la possibilité de contribuer, de proposer et d'agir.
• Entretenir la mobilisation au-delà de l'événement, pour que les liens se prolongent et que les initiatives trouvent leur place dans la durée.

Cette dernière étape est essentielle. Sans relais, sans occasions de se retrouver et sans capacité à transformer les échanges en actions, l'énergie collective risque de retomber une fois les portes refermées.

L'événement devient alors moins une finalité qu'un point d'appui : un moment choisi pour accélérer une dynamique qui doit pouvoir continuer à vivre en dehors de lui.